Se for deg at du har startet prop firm trading og har en positiv kontantstrøm. Det begynner å bli gøy å drive bedrift, men man spør seg: Har jeg tid til regnskapet, ikke minst kompetanse. 

Jeg fører regnskap selv - Hva må jeg huske på

Om du ønsker å føre regnskap selv eller sette ut til byrå, er egentlig et spørsmål om du ønsker å sette seg inn i regnskap og de krav som fører med eller om du vil la andre gjøre det. Skatteveilederen veileder mange som kommer inn med skattemeldingen og har kanskje en bedrift i tillegg. Det er ikke sjeldent jeg må råde folk til å overlate regnskapet til et eksternt regnskapsbyrå, fordi jeg ser at arbeidsmengden og kravene blir for store til de som egentlig har bedriften sin å tenke på. 

Er det lov å føre regnskapet selv? Ja, absolutt. Det er lov. Det er krav til å være ajour før hver mva termin. I tillegg skal enkelte finansielle transaksjoner være ajour hver måned. I praksis vil de fleste som har et mindre komplisert regnskap, kunne være ajour en gang hver 2. måned. De fleste regnskapsbyrå har rutine på å ajourføre en gang pr mnd. Prisen blir den samme. 

Månedlige krav for regnskap

1. Bokføre alle bilag

Alt som har skjedd økonomisk må registreres:

• Salg / inntektsfakturaer

• Leverandørfakturaer

• Kvitteringer

• Lønnskjøring (hvis du har ansatte)

• Bankhendelser

Regnskapet skal være ajourført senest innen fristen for mva-melding dersom virksomheten er mva-pliktig (jf. Skatteetaten).

Prinsipp: Ingen transaksjon skal eksistere i banken uten å finnes i regnskapet.

2. Avstemme bankkontoer

Avstemming betyr å kontrollere at saldo i regnskapet stemmer med saldo i nettbanken.

• Sammenlign saldo per månedsslutt

• Sjekk at alle bevegelser er bokført

• Finn og korriger eventuelle differanser

Dette er den viktigste kontrollrutinen. Hvis banken stemmer, er du langt på vei trygg.

3. Avstemme balanseposter

Dette er punktet mange kanskje hopper over.

Du bør kontrollere:

• Kundefordringer (stemmer åpne fakturaer, er de betalt?)

• Leverandørgjeld

• Skyldig merverdiavgift

• Skyldig arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (dersom aktuelt)

• Eventuelle lån

Balansen er virksomhetens økonomiske stillbilde. Hvis den ikke stemmer, vil ikke regnskapet vise helt riktig. 

4. Merverdiavgift (for de som er mva pliktig)

De fleste rapporterer mva annenhver måned, men selv om innsending ikke skjer hver måned bør du

• Kontrollere at utgående og inngående mva er korrekt bokført

• Sørge for at mva-koder er brukt riktig

• Avstemme mva-kontoene
  
  

5. Fakturering og oppfølging av kunder

Hver måned bør du:

• Sende fakturaer for leverte tjenester/varer

• Følge opp forfalte krav

• Eventuelt sende purring/inkassovarsel

Likviditet handler ikke om resultat – det handler om betalingsevne. Mange lønnsomme selskaper går faktisk tomme for penger fordi de ikke følger opp utestående krav og har en stor post av kundefordringer.

6. Lønn (dersom aktuelt)

Har du ansatte, må du:

• Kjøre lønn (egen modul i regnskapsprogrammet)

• Rapportere via A-melding (du får hjelp av regnskapsprogrammet)

• Avsette arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk

• Betale innen frist

A-melding sendes via Altinn, og fristen er normalt den 5. i påfølgende måned.

7. Dokumentasjon og arkivering

Bokføringsloven krever at:

• Alle bilag oppbevares

• Dokumentasjonen er sporbar

• Oppbevaring skjer i minimum 5 år (regler kan variere noe etter type dokumentasjon)

Ekstra: Periodisering og vurderinger

For mer presis styring bør du:

• Periodisere større kostnader (forsikring, husleie osv.)

• Avskrive driftsmidler korrekt

• Vurdere tapsavsetning på usikre fordringer

Dette gir riktigere resultat per måned og gjør at du ikke styrer virksomheten på tilfeldige utslag.

Ekstra II: Månedlig gjennomgang av nøkkeltall

Dette er ikke et lovkrav, men det er god praksis:

• Resultat denne måneden vs. budsjett

• Likviditetsutvikling

• Dekningsgrad

• Kostnadsnivå

Regnskap er ikke bare et rapporteringskrav

Regnskap er ikke bare rapportering til myndigheter. Det er et styringsverktøy.

Noen ganger kommer det inn kunder som egentlig bare har skattemeldingen. Så viser det seg at det blir behov for å gå gjennom regnskap også. Kanskje finner vi uante muligheter til kostnadsreduksjon. I tillegg får vi ryddet litt opp. Regnskap gir mulighet for kontroll og oversikt. Det er sannheten for bedriftens økonomi. 

Dersom du har lyst på god rådgivning, tar du kontakt i timebooking her på siden og har du ønske om å få et tilbud om komplett regnskap fra autorisert byrå kan du ta kontakt på linken her: https://datatax.io/ext/regnskapspartner