Forfalt faktura - må jeg betale mva?

Bokføring av inntekt og MVA når kunden ikke har betalt: Hva sier regelverket?

Innledning

Mange selvstendig næringsdrivende og småbedrifter opplever at kunder ikke betaler sine fakturaer til avtalt tid – eller i det hele tatt. Spørsmålet som ofte melder seg, er hvordan dette påvirker bokføring av inntekt og merverdiavgift (MVA). Må man føre inntekten selv om betalingen uteblir? Hva med merverdiavgiften – skal den fortsatt innbetales til staten? Denne artikkelen forklarer hva regelverket sier, og hva du som næringsdrivende bør være oppmerksom på.

Problemstilling

Hvordan skal en virksomhet bokføre inntekter og merverdiavgift når det er sendt faktura, men kunden ikke har betalt?

Bokføring og inntektsføring

Etter bokføringsforskriften § 5-1-1, skal inntekt normalt bokføres på det tidspunkt den er opptjent, som oftest når varen er levert eller tjenesten er utført. Når det er sendt ut en faktura, skal denne bokføres, uavhengig av om kunden har betalt eller ikke. Inntekten er med andre ord realisert ved levering, og ikke ved betaling.

Det betyr at virksomheten må bokføre fakturaen som inntekt og føre den som en kundefordring i balansen.

Merverdiavgift – oppstår betalingsplikt uten betaling?

Ja, i utgangspunktet. Ved fakturering av MVA-pliktige ytelser skal merverdiavgiften beregnes og innberettes i den terminen fakturaen er utstedt, jf. merverdiavgiftsloven § 15-9. Betalingsplikt til staten oppstår selv om kunden ikke har betalt fakturaen.

Dette kan oppleves urimelig – men systemet bygger på prinsippet om at MVA skal rapporteres på fakturabasert grunnlag, ikke kontantprinsippet.

Eksempel:
Du sender en faktura 1. april på kr 100 000 + 25 % MVA. Total faktura er 125 000 kr. Du må rapportere og innbetale 25 000 kr i MVA i andre termin (april–mai), selv om kunden ikke betaler.

Hva hvis kunden ikke betaler i det hele tatt?

Dersom en kunde aldri betaler, og du etter en rimelig periode vurderer kravet som tapt, kan du føre tap på krav i regnskapet. Samtidig kan du få tilbakeført den innbetalte MVA.

Dette er regulert i merverdiavgiftsloven § 4-7, som sier at det kan kreves fradrag for tidligere beregnet og innberettet MVA dersom det foreligger «endelig konstatert tap».

Et krav anses som endelig tapt når for eksempel:

• Det har gått vesentlig tid uten betaling (ofte minimum 6 måneder)

• Inkassoprosess er forsøkt uten resultat

• Kunden er slått konkurs eller det er gjennomført tvangsinnfordring uten dekning

Det er viktig at virksomheten dokumenterer hva som er gjort for å inndrive kravet.

Konklusjon

Dersom du fakturerer en kunde, skal inntekten og merverdiavgiften bokføres og rapporteres, selv om betalingen uteblir. Det gir en belastning for mange, særlig mindre aktører, som må dekke MVA-utgiften til staten før betalingen faktisk er mottatt.

Dersom det etter hvert blir klart at kravet ikke lar seg inndrive, kan du føre tap på krav i regnskapet og få tilbakeført MVA. Det stilles imidlertid nokså strenge krav til dokumentasjon.

Anbefaling

1. Følg opp fakturaer raskt. Send purringer og inkassovarsel innen 14 dager etter forfall.

2. Ha kontroll over kundefordringer i regnskapet. Følg med på aldersfordelt saldoliste.

3. Dokumenter inndrivelsesforsøk. Dette vil være avgjørende for å kunne kreve MVA tilbake.

4. Vurder forsiktig kredittgiving. Sjekk betalingshistorikk og kredittverdighet før store leveranser.

5. Konsulter regnskapsfører eller Skatteveilederen.no ved store utestående beløp – særlig ved vurdering av tap på krav og tilbakeføring av MVA.

Dersom du har spørsmål knyttet til spesifikke saker, eller ønsker hjelp med å vurdere kravets status og muligheter for tilbakeføring av MVA, tilbyr Skatteveilederen rådgivning og vurderinger tilpasset din situasjon.